Projekte und Projektmanagement: Erfolg und Krisen

Übersicht für Eilige:

• Herausforderung

  • Immer wieder scheitern Projekte oder erfüllen nicht die ursprünglichen Erwartungen.

  • Es ist wichtig, den Erfolg von Projekten umfassend zu definieren und zu messen.

• Ziel des Posts: Dieser Beitrag soll aufzeigen, was Projekterfolg bedeutet, welche Faktoren in Projekten und im Projektmanagement Erfolg oder Misserfolg beeinflussen und wie Krisen erkannt und bewältigt werden können.

• Kerninhalte

  • Definition und Dimensionen des Projekterfolgs

  • Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren im Projektmanagement

  • Erkennen und Bewältigen von Projektkrisen

• Nutzen

  • Sie erhalten eine tiefere Einsicht in den Begriff des Projekterfolgs.
    

  • Sie können die Erfolgsfaktoren in Ihren eigenen Projekten besser erkennen und anwenden.

  • Sie lernen Strategien zur Bewältigung von Krisen kennen.

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Projekterfolg

Als Einstieg ins Thema Projekterfolg hier zwei Übersichten:

Sie sehen hier 3 Säulen. Links die Erreichung der Projektziele, in der Mitte die Budgeteinhaltung und rechts die Einhaltung des Zeitplans.

In den USA erreichen knapp 70% der Projekte ihre inhaltlichen Ziele. Das Budget und der Zeitplan werden nur zu 50% eingehalten.

Wenn Sie diese Zahlen sehen, überrascht Sie das oder passt das zu dem, was Sie in Projekten erleben?

Schauen wir uns das Ganze für Deutschland an. Hier ist die Datenlage anders und nicht so differenziert wie in den USA.

Sie sehen auf diesem Bild zwei Säulen. Links ist der Projekterfolg. Das, was auf dem USA-Bild in 3 Säulen dargestellt war, also Erreichung Projektziele, Budget und Zeitplan, ist hier in einer Säule zusammengefasst. Der geschätzte Projekterfolg liegt bei ca. 70%.

Was für Deutschland aber auch erfasst wurde, war die Stakeholderzufriedenheit nach Projekten. Die liegt nur bei 50%. Jeder Zweite ist also nach einem Projekt unzufrieden. Selbst wenn das Projekt als erfolgreich bewertet wurde. Ziemlich ernüchternd, oder?

Wenn Sie mehr Informationen zum Thema Stakeholder Management in Projekten möchten, schauen Sie doch in unseren Post zum Thema.

Was heißt in Projekten und im Projektmanagement Erfolg eigentlich?

Erinnern Sie sich noch an die Einführung der LKW-Maut auf deutschen Autobahnen? Kostenexplosion und Terminverzug. Heute ist die LKW-Maut eine wichtige Einnahmequelle im Bundeshaushalt. So kann sich ein vermeintlicher Misserfolg mit der Zeit als Erfolg erweisen.

Ein gescheitertes Forschungsprojekt kann einen wertvollen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Die Post-its haben 3M viel Geld eingebracht. Aber eigentlich wollte 3M einen etwas besseren Klebstoff entwickeln!

Natürlich gibt es auch immer wieder Beispiele, in den Produkte, die sich immer schlechter verkaufen, echte Rohrkrepierer, erfolgreich immer weiterentwickelt werden. Ein erfolgreiches Projekt führt ins Nichts!

Definition von Erfolg

Hier eine Definition des Begriffs Projekterfolg:

Projekterfolg ist die Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistung in der geforderten Qualität und Quantität innerhalb des finanziellen und terminlichen Rahmens unter Berücksichtigung der genehmigten Nachträge.

Darüber hinaus müssen die Stakeholder, insbesondere Auftraggeber, Kunden, Projektmitarbeiter und betroffene Mitarbeiter, mit der Umsetzung und den Ergebnissen des Projektes zufrieden sein.

Neben dem Begriff des Projekterfolg gibt es natürlich auch noch den des Projektmanagementerfolgs. Hier geht es um die Qualität der Projektbearbeitung unabhängig vom Erfolg des Projektgegenstands selbst. Die Unterscheidung zwischen Projekt- und Projektmanagementerfolg ist wichtig, denn sie zeigt, dass ein Projekt sehr gut gemanagt werden kann, selbst wenn es letztlich nicht die gewünschten Ergebnisse liefert.

Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren

Um Ihre Projekte erfolgreich umsetzen zu können, benötigen Sie neben der Unterstützung durch die Auftraggeber, ausreichende Ressourcen etc. vor allem

• ein strukturiertes und konsequentes Vorgehen im Projektmanagement und

• einen guten und möglichst planvollen Umgang mit dem Projektteam und allen für das Projekt wichtigen Stakeholdern.

Hier einige Faktoren, die Ihnen in Projekten und im Projektmanagement zu mehr Erfolg verhelfen. Und einige Misserfolgsfaktoren, die Sie konsequent abstellen sollten.

Erfolgsfaktoren

• Klare Ziele und Anforderungen: Eindeutige und realistische Projektziele sind essenziell.

• Soziale Kompetenz der Projektleitung: Gute Kommunikation und Teambildung sind entscheidend.

• Unterstützung durch den Auftraggeber: Regelmäßige und zeitnahe Entscheidungen fördern den Projekterfolg.

• Übernahme von Verantwortung durch das Team: Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein der Teammitglieder.

• Ausreichende Ressourcen: Eine angemessene Ausstattung mit Personal, Zeit und Budget.

Misserfolgsfaktoren

• Unklare oder sich ändernde Ziele: Zielkonflikte und unklare Anforderungen führen zu Problemen.

• Schlechte Kommunikation: Missverständnisse und unzureichende Kommunikation können Projekte zum Scheitern bringen.

• Mangelnde Unterstützung und Ressourcen: Fehlende Infrastruktur und unzureichende personelle Ressourcen behindern den Fortschritt.

• Fehlende Rollenklärung: Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten führen zu Chaos und Ineffizienz.

• Interne Widerstände: Veränderungen müssen gut kommuniziert werden, um Widerstände zu minimieren.

Umgang mit Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren

Als Projektmanagerin müssen Sie in der Lage sein, Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren zu erkennen und mit ihnen umzugehen. Dazu gehören regelmäßige Reviews und Feedbackschleifen, um frühzeitig auf Probleme reagieren zu können. Ein gutes Stakeholder-Management ist unerlässlich, um die Interessen und Erwartungen aller Beteiligten zu berücksichtigen und zu steuern.

Erfolgsfaktoren auf Team-Ebene

Wie oben erwähnt, ist ein guter und planvoller Umgang mit dem Projektteam von elementarer Bedeutung für den Erfolg in Projekten und im Projektmanagement.

Ein gutes Projektteam zeichnet sich u.a. durch folgende Merkmale aus:

• Gute Zusammenarbeit: Ein hohes Maß an Teamarbeit und gegenseitiger Unterstützung.

• Motivation und Engagement: Hohe Motivation und großes Engagement der Teammitglieder.

• Klare Kommunikation: Offene und klare Kommunikation innerhalb des Teams.

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Fähigkeit, sich an Veränderungen anzupassen und flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren.

• Kontinuierliches Lernen: Bereitschaft, aus Erfahrungen zu lernen und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Projektkrisen

Krisen erkennen und Handlungsoptionen finden

Die Frage, ob Ihr Projekt erfolgreich verläuft (oder verlaufen kann), stellt sich vor allem dann, wenn es in eine Krise gerät. Aber was ist eine Projektkrise?

Eine Projektkrise ist eine extreme, existenzbedrohende Projektsituation. Sie kann durch akute Ereignisse ausgelöst werden oder sich schleichend entwickeln.

Das einzig Positive: Es ist erst kurz vor zwölf, und Sie haben noch Handlungsmöglichkeiten.

Je früher Sie eine Krisensituation erkennen, desto größer ist Ihr Handlungsspielraum.

Hier einige Fragen, die Ihnen helfen, eine Krise zu erkennen:

• Gibt es unerwartete Abweichungen im Projektfortschritt?

• Sind Kommunikationswege blockiert oder ineffizient?

• Gibt es unklare Verantwortlichkeiten?

• Gibt es häufiger Konflikte im Team?

Tipp: Wenn Sie sich für das Thema Konflikte und Konfliktmanagement in Projekten interessieren, dann werfen Sie doch einen Blick auf unseren Post zum Thema.

HandlungsmodellE zur Krisenbewältigung

Ein hilfreiches Modell zur Krisenintervention ist das BELLA-Modell. Das Modell umfasst die folgenden fünf Elemente:

• Beziehung aufbauen: Kontakt zu den relevanten Akteuren herstellen.

• Erfassen: Die Situation und die dringendsten Symptome erfassen.

• Lindern: Sofortmaßnahmen zur Linderung der dringendsten Probleme einleiten.

• Lösungen entwickeln: Ansatz zur eigentlichen Problembewältigung finden.

• Auswerten: Nachhaltige Lösungen etablieren.

Das Turnaround-Modell

Einen ersten Ansatzpunkt für Projekte, die in eine Schieflage geraten sind, bietet das Turnaround-Modell. Die Schritte dieses Modells sind:

• Krise erkennen und identifizieren: Frühwarnindikatoren helfen, eine Krise frühzeitig zu erkennen.

• Analyse und Sofortmaßnahmen: Analyse der Situation und Einleitung erster Maßnahmen zur Sicherung der Handlungsfähigkeit.

• Stabilisierung: Konzentration auf Kernaufgaben, Einsatz von Projekt-Canvas, Risiko-Register, Phasenplan und andere Tools.

• Transformation: Entwicklung und Umsetzung von Handlungsoptionen zur Lösung der Krise.

• Nachhaltigkeit: Sicherstellen, dass die ergriffenen Maßnahmen langfristig wirken, durch Lessons Learned – und nachhaltig gutes Projektmanagement.

Fazit

Erfolg in Projekten und im Projektmanagement hängt von vielen Faktoren ab. Und ist sicherlich weit mehr als das bloße Erreichen der inhaltlichen Projektziele innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens. Und schon daran scheitern Projekte ja regelmäßig (siehe Grafiken oben).

Sie haben einige Faktoren kennengelernt, die in Projekten und im Projektmanagement den Erfolg beeinflussen können. Oder die Saat für Misserfolg sind.

Durch den Einsatz von Methoden wie dem BELLA- und dem Turnaround-Modell können Sie als Projektmanagerin effektiver auf Krisen reagieren und so Ihre Projekte langfristig erfolgreicher machen. Gutes Stakeholder-Management, klare Kommunikation und eine starke Teamdynamik sind weitere Schlüssel zum Erfolg.

Wenn Sie Unterstützung für Ihre Projekte benötigen: Sprechen Sie uns gerne an!